如何讓會議開得更有效率

來源:英盛網      發布時間:2016-07-18      點擊:
會議紀要條理不清?撰寫篇幅雜亂無章?立意描述虛而不實?怎樣寫會議紀要,讓領導一目了然?如何準確把握要點,合理刪減材料?下面為大家分享怎樣做好會議紀要。以下是課程筆記。

      會議紀要條理不清?撰寫篇幅雜亂無章?立意描述虛而不實?怎樣寫會議紀要,讓領導一目了然?如何準確把握要點,合理刪減材料?下面為大家分享怎樣做好會議紀要。以下是課程筆記。

一、會議效率不高的原因

時下有一句很流行的話——“最近比較煩”,對太多職場人士來說,這句話可以改為“開會比較煩”。開會之所以煩,用許多職場人士的話來說,就是“會議常在毫無章法的狀況下進行,甚至毫無意義地延長時間,即使有決議,質量也很低”,簡而言之,會議效率不高。因此,尋找致使會議效率不高的原因 就顯得格外重要。

 

公司開會的現狀

公司的主管都不知道何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開,或非要安排在事務繁忙的周一開。 ? 

    許多主管對于何時開會幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命,甚至得延后或放棄參加其他會議。

 ? 有些“必須到會”的員工,因為已經與重要客戶或政府官員有約在先,根本不能出席,這使得會議討論很難進行。而到場的人往往并非與議題關系最密切的人,所以準備不充分或者根本來不及準備。 

 

會議效率不高的7個原因

時間 會議安排在即將午餐的時間,每個人都饑腸轆轆

地點 會議地點設在經理辦公室,致使會議被頻繁打斷,無法正常進行。

開會對象的選擇 必須出席的會議的人未到,通知來的是一些可有可無的參加者。

4、會議主持人的技能 會議主持人缺乏影響力、說服力,被參會者牽著鼻子跑,無法達到會議意圖。

參會者的技能 參會者發言混亂,即不知如何表意,又不知如何引退,使會議失敗。

會議的準備工作 開會前沒有通知與會議者相關事宜,使會議無成效。

開會的原因、目的和結果 開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確,致使會議毫無意義、宣告失敗。

 

預防性管理

所謂預防性管理,其實就是防患于未然,將禍患扼殺于搖籃之中。對于會議來說,做預防性管理,實際上就是在開會之前,針對可能導致會議效率低下的各種原因,一一做好預防工作,從而保證會議的高效進行。

 

高效會議的八大特征

 

與低效率會議相對的就是高效會議,高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。

高效會議具有8大特征。

1、 只在必要時才才召集;

2、好好籌劃過; 

3、擬訂和分發了議程表;

4、 遵守時間; 

5、一切按部就班; 

6、 請了最有經驗的和有才能的人出席; 

7、作出了評論和歸納;

8、記錄所有決定、建議和負責人。 

 

建議在正式召開會議之前,將高效會議的8大特征一一列出,并隨時檢驗,充分做好預防性管理,使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議

 

點擊學習《怎樣寫好會議紀要》

講師簡介:

  陳林武

  中國培訓網講師

  心理學碩士

  曾任教于中央廣播電視大學

  曾擔任別克品牌經銷商人事總監

本文為英盛網原創內容,圖文已受版權或產權保護。任何公司或個人不得以任何方式復制部分或全部,違者將依法追究責任,特此聲明。
本文地址:http://www.njnuvp.live/news/74/255094.html

熱門標簽: 會議

相關課程

最新發布

關注微信公眾號
關注我們
每天好料不斷
双色球合买方案文档